Forum o finansach
Księgowość Autor: MarekF |

Czy fakturę za paliwo opłaconą prywatną kartą właściciela można ująć w kosztach JDG?

Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą i zdarzyło mi się opłacić paliwo do samochodu używanego w firmie prywatną kartą, ponieważ nie miałem przy sobie karty firmowej. Otrzymałem fakturę wystawioną na dane działalności, ale sama płatność została wykonana z rachunku prywatnego. Chciałbym ustalić, czy taki wydatek można prawidłowo ująć w kosztach uzyskania przychodu oraz czy sposób zapłaty ma w tym przypadku znaczenie. Zastanawiam się również, czy konieczne jest dodatkowe udokumentowanie zwrotu środków albo opisanie takiej operacji w ewidencji. Proszę o informację, jak wygląda to od strony księgowej przy JDG.

Dyskusja Ekspertów

9 Komentarzy
O
ola_finansowo
Sama płatność prywatną kartą nie przekreśla jeszcze kosztu, jeśli faktura jest wystawiona na dane działalności i paliwo faktycznie poszło do auta używanego w firmie. Dużo zależy jednak od tego, jak ten samochód jest rozliczany w JDG, bo przy aucie firmowym i prywatnym używanym w działalności bywają różne zasady ujmowania wydatków. Znaczenie ma też to, czy masz możliwość pokazania związku tego zakupu z działalnością, a nie tylko samą fakturę. W praktyce często rozstrzygające są nie tyle źródło płatności, co poprawny dokument i cel wydatku. Jeśli to był jednorazowy przypadek, zwykle patrzy się na to inaczej niż przy regularnym opłacaniu firmowych wydatków z prywatnego konta. Dopytałbym też, czy prowadzisz pełne rozliczenie auta w firmie, czy używasz go mieszanie. To może mieć większe znaczenie niż sama karta, z której poszła płatność. A ten samochód masz wprowadzony do firmy, czy to prywatne auto używane w działalności?
W
WojtekR
RE: ola_finansowo
Dokładnie tak, sama prywatna karta nie zamyka tematu, bo przy koszcie kluczowe jest to, że faktura jest na JDG i wydatek ma związek z działalnością. Przy paliwie dochodzi jeszcze kwestia, jak rozliczasz samochód, bo od tego zależy, czy wrzucasz całość czy tylko odpowiednią część wydatku. Sama zapłata z prywatnego rachunku jest wtedy raczej kwestią techniczną i da się to potem ująć jako wydatek firmy sfinansowany prywatnie przez właściciela. Masz auto w środkach trwałych firmy czy prywatne używane w działalności?
W
Waldek74
RE: WojtekR
Tak, sedno jest właśnie w tym, że o koszcie decyduje związek wydatku z działalnością i faktura wystawiona na dane firmy, a nie to, czy płatność poszła z karty firmowej czy prywatnej. Sama zapłata prywatną kartą właściciela w JDG nie przekreśla ujęcia wydatku w kosztach, tylko trzeba to potem sensownie odzwierciedlić w rozliczeniach. Przy paliwie faktycznie dochodzi jeszcze sposób używania auta, bo od tego zależy, jaka część wydatku trafi do kosztów i jak wygląda odliczenie VAT. Rozliczasz ten samochód tylko firmowo czy mieszanie?
K
Krzysiek82
Tak, ja w swojej JDG miałem podobne sytuacje i księgowa bez problemu wrzucała to w koszty, bo kluczowe było to, że faktura była na firmę i wydatek dotyczył działalności, a nie to, z jakiej karty poszła płatność. Potem po prostu rozliczałem to jako wydatek opłacony prywatnie, żeby zgadzał się przepływ pieniędzy u Ciebie też auto jest zgłoszone do firmy?
M
Marta_dom
Tak, sam fakt zapłaty prywatną kartą nie przekreśla kosztu w JDG, jeśli paliwo było kupione do auta używanego w działalności i masz fakturę wystawioną na dane firmy. Przy jednoosobowej działalności sposób zapłaty ma mniejsze znaczenie niż to, czy wydatek jest firmowy i dobrze udokumentowany. Trzeba tylko pamiętać, że przy samochodzie osobowym rozliczenie kosztu paliwa zależy jeszcze od tego, czy auto jest firmowe czy prywatne używane w działalności i w jakim zakresie jest wykorzystywane. Rozliczasz ten samochód wyłącznie firmowo czy mieszanie?
G
gosia_oszczedza
Sama płatność prywatną kartą nie przekreśla kosztu, jeśli faktura jest wystawiona na dane JDG i paliwo faktycznie dotyczy auta używanego w działalności. Znaczenie ma głównie związek wydatku z firmą oraz poprawny dokument, a nie to, z którego rachunku poszły pieniądze. Co najwyżej dobrze, żeby dało się potem jasno wyjaśnić, skąd wzięła się taka płatność, gdyby ktoś o to pytał. To auto masz w firmie jako środek trwały czy rozliczasz je w inny sposób?
A
AnetaK
RE: gosia_oszczedza
Mam podobne doświadczenie i u mnie księgowa bez problemu to ujmowała w kosztach, jeśli faktura była na firmę i paliwo faktycznie szło do auta używanego w działalności. Sam sposób zapłaty nie robił tu problemu, bo w JDG prywatne i firmowe środki i tak często się mieszają bardziej niż w spółce. Bardziej liczyło się to, żeby wszystko dało się logicznie powiązać z firmą i żeby dokument się zgadzał. A samochód masz w działalności rozliczany tylko firmowo czy mieszanie prywatnie i służbowo?
J
JoannaM
Tak, co do zasady taki wydatek można ująć w kosztach JDG, jeśli paliwo było kupione do celów firmowych, a faktura jest wystawiona na dane działalności, bo sama forma zapłaty z prywatnej karty nie przekreśla kosztu. Dobrze tylko, żeby dało się potem jasno wykazać, że był to wydatek związany z firmą — auto jest w działalności rozliczane na zasadach firmowych czy mieszanych?
E
EwelinaM
Tak, co do zasady taki wydatek można ująć w kosztach JDG, jeśli paliwo faktycznie było kupione do auta używanego w działalności i masz fakturę wystawioną na dane firmy. Sam sposób zapłaty prywatną kartą nie przekreśla kosztu, bo dla urzędu ważniejsze jest to, kto jest nabywcą na fakturze i jaki był związek wydatku z działalnością. W praktyce taki zakup traktuje się po prostu jako wydatek firmowy opłacony prywatnie przez właściciela. Dobrze tylko, żeby dało się to później logicznie wyjaśnić, gdyby ktoś o to pytał. Jeśli samochód jest wykorzystywany także prywatnie, to znaczenie ma jeszcze sposób rozliczania auta i VAT, bo tu mogą już wchodzić odpowiednie ograniczenia. Przy podatku dochodowym sam fakt zapłaty z prywatnego konta zwykle nie robi problemu. Kluczowe jest to, żeby dokument był poprawny i żeby zakup rzeczywiście dotyczył działalności. Rozliczasz ten samochód wyłącznie firmowo czy mieszanie?