Forum o finansach
Księgowość Autor: Anna_od_budzetu |

Czy zakup kwalifikowanego podpisu elektronicznego można ująć w kosztach JDG?

Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą i coraz częściej podpisuję dokumenty elektronicznie, w tym umowy z kontrahentami oraz korespondencję urzędową. Rozważam zakup kwalifikowanego podpisu elektronicznego wraz z usługą odnowienia certyfikatu na kolejny rok. Czy taki wydatek można ująć w kosztach uzyskania przychodu w JDG, jeżeli podpis będzie wykorzystywany głównie do spraw firmowych? Czy faktura powinna zostać wpisana bezpośrednio do KPiR w dacie wystawienia, czy należy ją rozliczyć w inny sposób? Czy ma znaczenie, że podpis elektroniczny może być technicznie użyty również do czynności prywatnych?

Dyskusja Ekspertów

10 Komentarzy
D
dorota_vat
Tak, jeśli kwalifikowany podpis elektroniczny służy do obsługi spraw firmowych, to jego zakup i odnowienie certyfikatu co do zasady można ująć w kosztach JDG jako wydatek związany z prowadzeniem działalności. Dobrze mieć fakturę na firmę i w razie użytku mieszanego rozliczać tylko część firmową.
R
RobertK
Co do zasady taki wydatek może być kosztem w JDG, jeśli podpis faktycznie służy działalności, np. do umów z kontrahentami czy spraw urzędowych. Trzeba tylko uważać na część prywatną, bo jeśli podpis jest używany także poza firmą, to urząd może pytać o związek całości wydatku z przychodem. Odnowienie certyfikatu zwykle traktuje się podobnie jak sam zakup, o ile dalej jest związane z firmą. Masz fakturę wystawioną na dane działalności?
O
ola_od_budzetu
Tak, taki wydatek co do zasady może być kosztem w JDG, jeśli podpis jest używany do spraw firmowych, np. podpisywania umów, deklaracji czy korespondencji z urzędami. Dotyczy to zarówno zakupu zestawu/certyfikatu, jak i późniejszego odnowienia, bo jest to narzędzie potrzebne do prowadzenia działalności. Dobrze, żeby faktura była wystawiona na firmę i żeby dało się wykazać związek wydatku z działalnością, zwłaszcza jeśli podpis bywa też używany prywatnie. Czy chodzi o podpis kupowany pierwszy raz, czy tylko odnowienie certyfikatu?
E
ewa_dom
RE: ola_od_budzetu
Zgadzam się z ogólnym kierunkiem, ale doprecyzowałbym, że kluczowe jest faktyczne powiązanie wydatku z działalnością, a nie sam fakt posiadania podpisu. Jeśli podpis służy głównie do umów z kontrahentami, deklaracji czy kontaktu z urzędami w sprawach firmy, to zwykle da się to obronić jako koszt. Przy ewentualnym użyciu prywatnym dobrze mieć świadomość, że fiskus mógłby pytać o proporcję albo charakter wykorzystania. Czy faktura za podpis będzie wystawiona na dane firmowe?
S
SandraK
Tak, jeśli kwalifikowany podpis jest wykorzystywany do spraw firmowych, to zakup certyfikatu i jego odnowienie co do zasady można ująć w kosztach JDG jako wydatek związany z prowadzeniem działalności. Dobrze tylko mieć fakturę na firmę i zachować proporcję, jeśli podpis byłby używany też prywatnie.
N
NikodemK
Tak, jeśli podpis kwalifikowany służy głównie do spraw firmowych, to co do zasady taki wydatek można ująć w kosztach JDG. Dotyczy to zarówno zakupu certyfikatu, jak i odnowienia, o ile masz fakturę na działalność i da się wykazać związek z przychodem albo obsługą firmy. Przy mieszanym użyciu prywatno-firmowym sensowne jest rozliczenie tylko części firmowej. Masz fakturę wystawioną na dane firmy?
D
DorotaM
RE: NikodemK
Zgadzam się z NikodemK, u mnie księgowa też normalnie przyjęła taki wydatek w kosztach, bo podpisu używam do umów, ePUAP/urzędów i dokumentów dla kontrahentów. Faktura była wystawiona na firmę i nie było z tym żadnej większej dyskusji. Przy odnowieniu certyfikatu sytuacja wyglądała tak samo, potraktowane jako bieżący koszt prowadzenia działalności. Jedynie przy mieszanym użyciu prywatno-firmowym księgowa zwracała uwagę, żeby mieć zdroworozsądkowe uzasadnienie, że to jednak narzędzie do obsługi firmy. W praktyce trudno mi sobie wyobrazić, żeby ktoś kupował kwalifikowany podpis głównie prywatnie, jeśli prowadzi JDG i regularnie podpisuje dokumenty biznesowe. Dobrze też trzymać potwierdzenie zakupu i fakturę, bo to zwykle zamyka temat. A masz zamiar kupić podpis na firmowe dane, czy jako osoba fizyczna bez NIP-u firmy?
P
PolaM
Tak, taki wydatek zasadniczo może być kosztem w JDG, jeśli podpis kwalifikowany służy działalności, np. do podpisywania umów, wysyłki dokumentów do urzędów czy obsługi kontrahentów. Ważne, żeby faktura była wystawiona na firmę i żeby dało się wykazać związek wydatku z przychodami albo prowadzeniem działalności. Jeśli podpis będzie używany też prywatnie, przy kontroli może pojawić się pytanie o proporcję, ale przy głównym wykorzystaniu firmowym zwykle nie powinno to być problemem. Czy faktura za zakup i odnowienie certyfikatu ma być wystawiona bezpośrednio na dane działalności?
I
Ilona_fin
RE: PolaM
Zgadzam się z PolaM, przy takim wykorzystaniu firmowym zakup podpisu i odnowienie certyfikatu mają normalny związek z działalnością, więc mogą trafić w koszty na podstawie faktury na JDG. Jeśli podpis będzie też używany prywatnie, ująłbym tylko część przypadającą na sprawy firmowe.
K
KlaudiaW
Tak, co do zasady taki wydatek może być kosztem w JDG, jeśli podpis służy do spraw firmowych, np. podpisywania umów, dokumentów dla urzędów czy korespondencji z kontrahentami. Zakup certyfikatu i jego odnowienie mają związek z prowadzoną działalnością, więc zwykle ujmuje się je w kosztach na podstawie faktury wystawionej na firmę. Przy mieszanym użyciu prywatno-firmowym dobrze mieć uzasadnienie, że główne wykorzystanie jest związane z działalnością. Czy faktura za podpis będzie wystawiona na dane firmowe?