Faktura za kurs online z USA w 2025 roku – jak ująć koszt i VAT w jednoosobowej działalności?

Jeśli kurs jest związany z Twoją działalnością, koszt możesz ująć w KPiR po przeliczeniu z USD na PLN według kursu NBP z dnia poprzedzającego wystawienie faktury, a VAT zwykle rozlicza się jako import usług: VAT należny i jednocześnie naliczony, jeśli masz pełne prawo do odliczenia. Masz na fakturze podany numer VAT/NIP sprzedawcy albo tylko dane platformy z USA?

Przy czynnym VAT taki kurs z USA zwykle wpada jako import usług, więc rozliczasz VAT należny i jednocześnie, jeśli kurs służy działalności opodatkowanej, ten sam VAT odliczasz w deklaracji. Do kosztów PIT bierzesz kwotę netto przeliczoną na złote według właściwego kursu NBP, najczęściej z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Sama faktura po angielsku nie jest problemem, o ile da się z niej jasno ustalić sprzedawcę, nabywcę, zakres usługi i kwotę. Sprawdź tylko, czy platforma faktycznie sprzedała usługę jako podmiot z USA, czy przez jakiś oddział w UE.

Przy takim kursie online z USA zwykle wchodzi import usług, bo sprzedawca nie naliczył polskiego VAT, a nabywcą jest firma z Polski. W VAT wykazuje się wtedy podatek należny od wartości przeliczonej na złote, a jeśli kurs służy działalności opodatkowanej, ten sam VAT można też odliczyć jako naliczony, więc finansowo wychodzi neutralnie. Do przeliczenia bierze się kurs NBP z dnia poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego, najczęściej dzień wykonania usługi albo wystawienia faktury, zależnie od szczegółów. W kosztach PIT taki wydatek da się ująć jako koszt uzyskania przychodu, skoro kurs jest związany z usługami marketingowymi dla klientów. Dobrze mieć fakturę, potwierdzenie płatności kartą i ewentualnie opis związku kursu z działalnością, gdyby ktoś po czasie pytał, czego dotyczył zakup. Brak polskiego VAT na fakturze z USA sam w sobie nie jest problemem, bo rozliczenie VAT robi się po stronie kupującego. Jeśli prowadzisz KPiR, koszt zwykle trafia w pozostałe wydatki po przeliczeniu na PLN. Czy na fakturze sprzedawca podał swój numer podatkowy albo informację, że to usługa elektroniczna/B2B?

Jeśli faktura jest na firmę i kurs ma związek z działalnością, to zwykle idzie w koszty, ale przy VAT trzeba uważać, bo brak polskiego VAT na fakturze nie zawsze znaczy „bez VAT” po Twojej stronie. Sprawdź, czy zakup był potraktowany jako import usług i czy platforma podała na fakturze Twój NIP jako firmowy nabywca?

Ująłbym to jako import usług: w VAT rozliczasz podatek należny i naliczony, więc przy pełnym prawie do odliczenia wychodzi neutralnie, a w kosztach księgujesz wartość przeliczoną na PLN według właściwego kursu z dnia poprzedzającego wystawienie faktury. Sprawdź jeszcze, czy na fakturze jest data sprzedaży/usługi, bo od tego może zależeć moment rozliczenia.

U mnie księgowa takie kursy z USA rozliczała jako import usług, jeśli był związek z działalnością i faktura była na firmę. Kwotę z karty brała po kursie bankowym do płatności, a do VAT zwykle liczyła według zasad podatkowych z dnia poprzedzającego obowiązek podatkowy, więc finalnie wychodził VAT należny i naliczony, przy czynnym VAT neutralnie. W kosztach szło jako szkolenie albo usługa edukacyjna związana z działalnością, z fakturą i potwierdzeniem płatności podpiętym w dokumentach. Masz na fakturze informację, czy sprzedawcą jest firma z USA, czy jakiś pośrednik z UE?