Forum o finansach
Podatki Autor: PawelZLublina |

Auto prywatne używane w działalności w 2025 roku – jak rozliczać paliwo i naprawy?

Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą w branży usług technicznych i od początku 2025 roku coraz częściej jeżdżę prywatnym samochodem do klientów. Auto nie jest wprowadzone do środków trwałych firmy, ale faktycznie używam go kilka razy w tygodniu do dojazdów na montaże i serwis. Miesięcznie wychodzi mi około 1200-1500 zł wydatków na paliwo, czasem dochodzą też naprawy, przegląd albo zakup opon. Faktury mogę brać na firmę, ale nie mam pewności, jak to poprawnie ująć w kosztach i czy inaczej wygląda temat przy VAT. Jestem na podatku liniowym i prowadzę KPiR, bez rozbudowanej księgowości po swojej stronie. Czy w 2025 roku takie wydatki na prywatne auto używane częściowo w działalności można rozliczać w PIT i VAT, a jeśli tak, to na jakich zasadach?

Dyskusja Ekspertów

9 Komentarzy
R
Roman_fin
Przy prywatnym aucie używanym w działalności, ale niewprowadzonym do środków trwałych, co do zasady wrzucasz w koszty tylko 20% wydatków eksploatacyjnych. Dotyczy to paliwa, napraw, części, przeglądów, myjni, ubezpieczenia i podobnych kosztów związanych z używaniem samochodu. Jeśli jesteś czynnym VAT-owcem i auto jest używane mieszanie, zwykle odlicza się 50% VAT z faktury, a z pozostałej kwoty do kosztów trafia wspomniane 20%. Czyli przy fakturze za paliwo księgowo nie pójdzie całość, tylko odpowiednio ograniczona część. Nie trzeba już prowadzić dawnej kilometrówki do PIT dla takiego auta, ale faktury i związek wydatku z działalnością dobrze mieć do obrony przy ewentualnym pytaniu z urzędu. Przy kwotach rzędu 1200-1500 zł miesięcznie różnica między prywatnym autem a firmowym może być już odczuwalna, więc można policzyć, czy nie opłaca się wprowadzić auta do firmy albo używać go w innej formie. Trzeba tylko pamiętać, że wtedy dochodzą inne konsekwencje, np. przy sprzedaży samochodu. Jesteś VAT-owcem czy rozliczasz tylko PIT?
M
MagdaW
RE: Roman_fin
Roman dobrze to ujął, przy prywatnym aucie bez wprowadzania do firmy rozlicza się tylko część takich wydatków, czyli zwykle 20% netto/brutto zależnie od VAT. Trzeba też pamiętać, że faktury za paliwo, naprawy czy części muszą być wystawione na firmę, bo sam paragon może nie wystarczyć do ujęcia w kosztach. Jeśli auto jest wykorzystywane też prywatnie, nie ma tu znaczenia, że w praktyce jeździsz do klientów kilka razy w tygodniu. Rozważałeś wprowadzenie auta do środków trwałych, czy chcesz zostać przy rozliczaniu prywatnego samochodu?
J
JacekF
RE: Roman_fin
Roman_fin, a jak to wygląda przy VAT, jeśli faktury za paliwo i naprawy są wystawiane na firmę, ale auto dalej zostaje prywatne i nie ma kilometrówki? Czy wtedy też rozlicza się tylko część, czy osobno trzeba patrzeć na koszty i VAT?
K
karol_z_firmy
Przy prywatnym aucie niewprowadzonym do firmy zwykle wrzucasz w koszty 20% wydatków eksploatacyjnych, czyli paliwa, napraw, przeglądów czy części, a VAT od takich faktur odlicza się co do zasady w 50%, jeśli auto jest używane mieszanie. Masz faktury wystawiane na firmę, czy paragony imienne?
A
AgnieszkaW
RE: karol_z_firmy
Karol ma rację co do ogólnej zasady, tylko doprecyzowałbym, że te 20% w kosztach dotyczy wydatków eksploatacyjnych przy aucie prywatnym używanym też w działalności i niewprowadzonym do ewidencji środków trwałych. Przy VAT faktycznie najczęściej wychodzi 50%, ale tylko przy fakturach na firmę i przy założeniu użytku mieszanego. Paragony bez NIP-u mogą tu nie wystarczyć, więc dobrze pilnować dokumentów, zwłaszcza przy paliwie i naprawach. To auto jest osobowe i jesteś czynnym podatnikiem VAT?
T
tomek1988
U mnie przy prywatnym aucie księgowa wrzucała w koszty tylko część wydatków, zwykle 20% netto z faktur za paliwo i naprawy, bo auto nie było firmowe ani w ewidencji środków trwałych. Zbieraj faktury na firmę, bo bez tego potem ciężko cokolwiek sensownie ująć w KPiR.
M
MikolajF
Przy prywatnym aucie niewprowadzonym do środków trwałych zasadniczo ujmuje się w kosztach tylko 20% wydatków związanych z jego używaniem w działalności. Dotyczy to nie tylko paliwa, ale też napraw, części, przeglądów, opon, myjni czy ubezpieczenia. Czyli przy 1200-1500 zł miesięcznie realnie do kosztów podatkowych trafiłoby zwykle 240-300 zł, a nie cała kwota. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, to dochodzi jeszcze temat odliczenia 50% VAT od takich faktur, o ile auto jest używane mieszanie. Do PIT koszt liczy się wtedy od kwoty netto powiększonej o nieodliczony VAT. Przy zwolnieniu z VAT patrzy się po prostu na kwoty brutto. Dobrze mieć faktury na firmę i trzymać je razem z resztą dokumentów, bo same paragony za paliwo mogą robić bałagan w księgowaniu. A rozliczasz się na skali/liniowo czy jesteś na ryczałcie?
R
robert_na_swoim
Przy prywatnym aucie używanym w działalności zwykle wrzuca się w koszty tylko część wydatków, np. paliwa czy napraw, a VAT też rozlicza się ograniczenie. Masz faktury wystawiane na firmę?
D
DamianK
Przy prywatnym aucie niewprowadzonym do środków trwałych zwykle wrzuca się w koszty 20% wydatków związanych z używaniem samochodu, czyli paliwo, naprawy, części, przegląd czy ubezpieczenie. VAT od takich faktur co do zasady odlicza się w 50%, o ile jesteś czynnym podatnikiem VAT i auto jest używane mieszanie. Dobrze mieć faktury na firmę i jakiś sensowny opis związku z działalnością, zwłaszcza przy większych naprawach. Masz VAT, czy rozliczasz tylko PIT?