Forum o finansach
Podatki Autor: RafalBiz |

Czy zaliczkę od klienta na usługę trzeba rozliczyć w PIT i VAT już przy wpłacie w 2025 roku?

Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą w branży marketingowej i jestem czynnym podatnikiem VAT. W lipcu 2025 roku podpisałem umowę na przygotowanie kampanii reklamowej dla spółki z o.o. na kwotę 18 000 zł netto. Klient chce wpłacić 40% zaliczki przed rozpoczęciem prac, a resztę dopiero po akceptacji całości projektu, prawdopodobnie we wrześniu. Do tej pory wystawiałem głównie faktury po wykonaniu usługi, więc nie miałem takiej sytuacji z większą zaliczką. Zastanawiam się, czy przy takiej wpłacie muszę od razu wykazać przychód w PIT i VAT, czy dopiero po zakończeniu usługi. Nie wiem też, czy powinienem wystawić fakturę zaliczkową, a później końcową, czy wystarczy jedna faktura po realizacji. Czy ktoś miał podobny przypadek przy usługach B2B i może podpowiedzieć, jak to prawidłowo ująć w 2025 roku?

Dyskusja Ekspertów

10 Komentarzy
A
aga_ksiegowosc
Przy VAT zaliczka zwykle robi różnicę już w momencie jej otrzymania, więc od tych 40% trzeba będzie rozpoznać obowiązek VAT i wystawić fakturę zaliczkową. W PIT przy usługach bywa inaczej, bo sama zaliczka co do zasady nie jest jeszcze przychodem, dopóki usługa nie zostanie wykonana albo częściowo wykonana. Przy rozliczeniu końcowym we wrześniu wystawiasz fakturę końcową pomniejszoną o wcześniejszą zaliczkę. Masz w umowie zapisane jakieś etapy odbioru kampanii, czy tylko jedną akceptację całości projektu?
B
BeataM
RE: aga_ksiegowosc
Mam podobne doświadczenie z usługami marketingowymi i u mnie księgowa rozdzielała to właśnie tak, jak pisze aga_ksiegowosc: VAT od zaliczki w miesiącu wpływu, a PIT dopiero przy wykonaniu usługi albo jej części, jeśli była jasno wydzielona. Przy kwocie 18 000 zł netto i 40% zaliczki wychodzi 7 200 zł netto, więc od tego robiłaby się faktura zaliczkowa i VAT do rozliczenia za lipiec. Potem przy końcowej fakturze odejmuje się już tę zaliczkę, żeby nie zdublować sprzedaży. Masz w umowie zapisane jakieś etapy odbioru kampanii, czy tylko całość po akceptacji projektu?
P
PolaM
RE: BeataM
BeataM, u mnie wyglądało to bardzo podobnie przy usługach reklamowych. Sama wpłata zaliczki uruchamiała VAT w miesiącu otrzymania pieniędzy, ale w PIT przychód był dopiero przy wykonaniu usługi, o ile zaliczka nie dotyczyła odrębnego, zakończonego etapu. Przy takiej umowie dobrze mieć jasno opisane, czy te 40% to tylko przedpłata, czy zapłata za konkretną część prac. Masz w umowie podzielone etapy kampanii?
L
LucynaW
RE: BeataM
BeataM, u mnie wyglądałoby to podobnie: przy zaliczce 40% VAT pojawia się już w momencie wpływu tej kwoty, więc faktura zaliczkowa w lipcu ma tu sens. W PIT sama zaliczka zwykle nie robi jeszcze przychodu, jeśli usługa nie została wykonana ani nie ma wyraźnie odebranego etapu. Przy marketingu czasem kluczowe jest to, czy umowa dzieli projekt na konkretne części, bo wtedy rozliczenie może się przesunąć na moment wykonania danego etapu. Masz w umowie wpisane etapy prac, czy tylko jedną całość z płatnością zaliczkową?
I
Iza79
RE: aga_ksiegowosc
U mnie przy podobnych usługach marketingowych księgowa rozdzielała to właśnie tak, jak pisze aga_ksiegowosc: VAT ogarniany od wpłaconej zaliczki, a PIT dopiero przy wykonaniu usługi albo rozliczeniu etapu. Przy 18 000 zł netto i 40% zaliczki wychodzi 7 200 zł netto, więc na tę część była faktura zaliczkowa i VAT w okresie otrzymania pieniędzy. Reszta szła już na fakturze końcowej po akceptacji projektu, z odjęciem tej wcześniejszej zaliczki. Masz w umowie zapisane etapy odbioru, czy tylko całość kampanii do akceptacji we wrześniu?
C
CelinaK
W VAT zaliczka co do zasady powoduje obowiązek podatkowy już w momencie jej otrzymania, więc przy wpłacie 40% w lipcu 2025 rozliczasz VAT od tej części i wystawiasz fakturę zaliczkową. W PIT przy usługach zaliczka na poczet usługi, która będzie wykonana później, zwykle nie jest jeszcze przychodem w dacie wpłaty, tylko rozlicza się przychód po wykonaniu usługi albo częściowym wykonaniu, zależnie od umowy. Po zakończeniu kampanii wystawiasz fakturę końcową na resztę wynagrodzenia, z uwzględnieniem wcześniejszej zaliczki. Masz w umowie zapisane jakieś etapy odbioru, czy tylko jedną akceptację całości projektu?
E
ewelina_podatki
U mnie przy podobnej usłudze księgowa rozdzielała to tak, że VAT był rozliczany już od otrzymanej zaliczki, a do tego wystawiałem fakturę zaliczkową na wpłaconą część. W PIT sama zaliczka nie była jeszcze przychodem, dopiero po wykonaniu usługi i rozliczeniu całości. Przy końcowej fakturze odliczało się wcześniej wpłaconą zaliczkę, więc nie dublowało się kwot. Masz w umowie zapisane, że ta wpłata jest typową zaliczką, a nie częściową zapłatą za etap prac?
P
PawelM
U mnie przy takich zleceniach zaliczka w VAT wchodziła już w momencie wpłaty i wystawiałem fakturę zaliczkową, ale do PIT księgowa brała przychód dopiero przy wykonaniu usługi albo rozliczeniu etapu. Masz w umowie wskazany konkretny etap za tę zaliczkę, czy to tylko przedpłata na poczet całości?
M
marcin_w
A jaki masz zapis w umowie co do zaliczki: jest to typowa przedpłata na poczet konkretnej usługi, czy raczej płatność częściowa za etap prac? To może mieć znaczenie przy VAT i przy momencie ujęcia przychodu w PIT.
G
grzesiek_fin
Z tego co kojarzę, przy VAT zaliczka działa inaczej niż przy PIT. Wpłata 40% w lipcu 2025 r. co do zasady powoduje obowiązek rozliczenia VAT od tej otrzymanej kwoty i wystawienia faktury zaliczkowej. W PIT sama zaliczka na usługę zwykle nie jest jeszcze przychodem, dopóki usługa nie zostanie wykonana albo rozliczona zgodnie z umową. Sprawdziłbym tylko, czy w umowie ta wpłata jest faktycznie zaliczką, a nie np. częściowym wynagrodzeniem za konkretny etap prac.