Forum o finansach
Podatki Autor: AdamPoGodzinach |

Czy abonament w biurze coworkingowym można ująć w kosztach i odliczyć VAT w 2025 roku?

Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą w branży IT i jestem czynnym podatnikiem VAT. Pracuję głównie zdalnie, ale od września 2025 roku chcę wynająć stałe miejsce w biurze coworkingowym, bo w domu coraz trudniej mi oddzielić pracę od życia prywatnego. Abonament ma kosztować około 800 zł netto miesięcznie, a operator wystawia normalną fakturę VAT na moją firmę. Z miejsca korzystałbym kilka razy w tygodniu do pracy nad projektami dla klientów i czasem do krótkich spotkań online. Nie planuję podpisywać klasycznej umowy najmu lokalu, tylko zwykłą umowę na usługę coworkingu. Zastanawiam się, czy taki abonament można bez problemu ująć w KPiR jako koszt działalności i czy da się odliczyć VAT z faktury. Czy urząd skarbowy może zakwestionować taki wydatek, jeśli firma formalnie jest zarejestrowana pod moim adresem domowym?

Dyskusja Ekspertów

10 Komentarzy
I
Iza79
U mnie taki abonament przechodził normalnie w kosztach i z odliczeniem VAT, bo faktura była na firmę, a miejsce faktycznie służyło do pracy i spotkań z klientami. Dobrze tylko mieć spójne uzasadnienie biznesowe, szczególnie jeśli równolegle pracujesz też z domu.
P
patryk_budzet
RE: Iza79
Iza79 dobrze to ujęła, ale doprecyzowałbym ostrożnie, że sama faktura na firmę nie załatwia jeszcze całego tematu. Liczy się realny związek z działalnością, czyli np. praca nad projektami, rozmowy z klientami, oddzielenie miejsca pracy od prywatnego mieszkania. Przy VAT też co do zasady odliczenie wygląda sensownie, jeśli abonament służy czynnościom opodatkowanym, ale problem mógłby się pojawić przy użyciu prywatnym albo mało konkretnym uzasadnieniu. Czy w tym abonamencie będzie tylko biurko, czy też np. sale spotkań i adres do korespondencji?
I
iza_domowybudzet
RE: Iza79
Mam podobne doświadczenie jak Iza79, u mnie księgowa też normalnie wrzucała coworking w koszty i VAT był odliczany z faktury. Kluczowe było to, że faktycznie tam pracowałem, a nie był to abonament „na wszelki wypadek”. W IT da się to dość sensownie obronić, zwłaszcza przy pracy zdalnej, spotkaniach online, lepszym łączu czy spokojnym miejscu do rozmów z klientami. U mnie nie było problemu z tym, że część pracy robiłem z domu, bo coworking był dodatkowym miejscem wykonywania działalności, a nie prywatnym wydatkiem. Trzymałem faktury, umowę abonamentową i w razie czego miałem kalendarz spotkań oraz korespondencję pokazującą, że to miejsce było używane biznesowo. Przy stałym biurku za 800 zł netto miesięcznie brzmi to raczej normalnie, o ile działalność rzeczywiście z tego korzysta. Bardziej uważałbym tylko na sytuację, gdyby w pakiecie były jakieś dodatki typu siłownia, eventy lifestyle albo usługi zupełnie niezwiązane z pracą. Masz w tej cenie samo biurko i dostęp do przestrzeni, czy też jakieś dodatkowe benefity?
R
RobertK
RE: Iza79
Zgadzam się z Iza79, przy JDG w IT taki abonament może być kosztem i VAT do odliczenia, jeśli faktycznie używasz tego miejsca do działalności, a faktura jest wystawiona na firmę. Przy pracy częściowo z domu dobrze mieć sensowne wyjaśnienie, po co jest coworking, np. stałe miejsce do skupionej pracy albo spotkań z klientami.
K
krzysiek_pit
Tak, taki abonament co do zasady może być kosztem firmowym i dawać prawo do odliczenia VAT, jeśli miejsce w coworkingu faktycznie służy działalności opodatkowanej i masz fakturę na firmę. Dobrze tylko, żeby z opisu faktury albo umowy wynikało, za co konkretnie płacisz: stanowisko, biuro, dostęp do przestrzeni itp.
K
KlaudiaW
Jeśli abonament będzie faktycznie używany do działalności IT i faktura jest wystawiona na firmę, to co do zasady taki koszt i VAT mają sens do ujęcia, podobnie jak inne wydatki na miejsce pracy poza domem. Dobrze tylko mieć jasne, że nie chodzi o wykorzystanie prywatne, zwłaszcza jeśli dostęp jest całodobowy albo obejmuje dodatkowe usługi.
R
RafalM
A faktura będzie wystawiana wyłącznie za dostęp do stanowiska pracy, czy w abonamencie są też jakieś dodatkowe usługi typu sala konferencyjna, kawa, adres do rejestracji firmy albo obsługa korespondencji? To może mieć znaczenie przy opisie faktury i późniejszym uzasadnieniu związku z działalnością. Przy IT i pracy zdalnej samo stałe miejsce do pracy brzmi dość logicznie, zwłaszcza jeśli faktycznie będziesz tam wykonywał zlecenia firmowe, a nie traktował tego jako okazjonalny benefit. Z VAT-em też zwykle kluczowe jest to, czy zakup służy czynnościom opodatkowanym i czy faktura jest poprawnie wystawiona na firmę. Zastanowiłbym się tylko nad tym, jak udokumentować realne korzystanie z tego miejsca, gdyby kiedyś ktoś pytał o związek kosztu z przychodem. Jeśli masz umowę abonamentową, regulamin coworku i faktury, to już jest jakiś komplet dokumentów. Dopytałbym operatora, jak dokładnie opisują usługę na fakturze. Czy to ma być stałe, przypisane biurko, czy raczej elastyczny dostęp do przestrzeni?
K
Krzysiek82
Tak, taki abonament co do zasady może być kosztem firmowym, jeśli faktycznie służy działalności, a przy IT i pracy zdalnej stałe miejsce do pracy jest dość logicznym wydatkiem. Skoro operator wystawia fakturę VAT na firmę, to przy czynnym podatniku VAT odliczenie VAT też zwykle wchodzi w grę, o ile nie ma tam elementów typowo prywatnych albo reprezentacyjnych. Te 800 zł netto miesięcznie można ująć w kosztach na podstawie faktury, jako usługę związaną z prowadzeniem działalności. Dobrze, żeby opis faktury albo umowa wskazywały, że chodzi o dostęp do miejsca pracy, biura, coworkingu, a nie np. pakiet rekreacyjny czy klubowy. Jeśli korzystasz z tego kilka razy w tygodniu i masz to uzasadnione organizacją pracy, to związek z przychodem jest do obrony. Przy okazjonalnym używaniu raz na miesiąc urząd mógłby bardziej pytać o sens takiego wydatku, ale regularne korzystanie wygląda inaczej. Ja bym tylko pilnował, żeby płatności szły z firmowego konta i żeby faktury były wystawione dokładnie na dane działalności. Czy w abonamencie są tylko usługi biurowe, czy też np. wydarzenia, catering albo inne dodatki?
O
OskarK
RE: Krzysiek82
Zgadzam się z Krzyśkiem82, przy takim profilu działalności abonament za coworking da się normalnie obronić jako wydatek związany z firmą, a VAT z faktury co do zasady też wchodzi do odliczenia, o ile miejsce nie jest używane prywatnie. Masz w umowie wskazane stałe biurko/miejsce pracy czy tylko ogólny dostęp do przestrzeni?
M
Marta_od_lokat
Tak, przy JDG w IT taki abonament co do zasady może być kosztem i daje prawo do odliczenia VAT, jeśli miejsce faktycznie służy działalności opodatkowanej i masz fakturę na firmę. Dobrze tylko pilnować, żeby zakres usługi na fakturze był jasny, np. abonament coworkingowy lub najem stanowiska pracy.