Czy zwrotną kaucję za wynajem lokalu trzeba ujmować w KPiR?

Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą i od października wynajmuję lokal na salon kosmetyczny. Przy podpisaniu umowy przelałam właścicielowi 6000 zł zwrotnej kaucji, odpowiadającej trzem miesięcznym czynszom. Kaucja ma zostać oddana po zakończeniu trzyletniej umowy, o ile nie powstaną zaległości ani szkody w lokalu. Nie otrzymałam na tę kwotę faktury, a jedynie potwierdzenie przelewu i zapis w umowie najmu. Pierwszy czynsz oraz opłaty eksploatacyjne zostały zafakturowane osobno. Czy taką kaucję powinnam w ogóle wpisywać do KPiR w momencie zapłaty? Co stanie się księgowo, jeśli po zakończeniu najmu właściciel zatrzyma część kaucji na pokrycie uszkodzeń?

Dyskusja Ekspertów

2 Komentarzy

JoannaM

2026-09-29 12:06

Zwrotnej kaucji nie ujmuje się w KPiR w momencie jej wpłaty, ponieważ nie jest ona kosztem, lecz kwotą podlegającą późniejszemu zwrotowi. Brak faktury jest w tej sytuacji normalny, bo kaucja nie stanowi zapłaty za usługę najmu ani zaliczki na czynsz. Umowa najmu oraz potwierdzenie przelewu wystarczą jako dokumentacja przekazania pieniędzy. Po zwrocie kaucji również nie powstanie zapis w KPiR. Sytuacja zmieni się, jeśli właściciel zatrzyma całość lub część kwoty na pokrycie czynszu albo szkód. Wtedy możliwość ujęcia zatrzymanej sumy w kosztach będzie zależała od przyczyny potrącenia i dokumentów wystawionych przez wynajmującego. Samo określenie kaucji jako równowartości trzech czynszów nie zmienia jej charakteru, o ile z umowy jasno wynika, że jest zwrotna i pełni funkcję zabezpieczenia.

KarinaM

2026-09-29 12:16

Czy w umowie jest wyraźnie zapisane, że te 6000 zł ma charakter zwrotny i nie jest zaliczką na poczet czynszu? Istotne może być też, czy właściciel ma prawo potrącić z kaucji zaległy czynsz albo koszty napraw. Co dokładnie miało się znaleźć po słowach „potwierdzenie przelewu i zapi…”?